Najważniejsze zasady ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) dla pracowników jednostek sfery budżetowej wynikają z ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej oraz powiązanych przepisów wykonawczych i orzecznictwa.
I. Zasady ustalania podstawy wymiaru trzynastki
Podstawę wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi suma wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to świadczenie. Zgodnie z art. 4 ww. ustawy, przy ustalaniu tej sumy uwzględnia się wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy. Odwołanie to prowadzi do zastosowania zasad z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (rozporządzenie urlopowe).
Składniki wliczane do podstawy: Do podstawy wlicza się wszystkie składniki wynagrodzenia o charakterze periodycznym, związane z faktycznym wykonywaniem pracy. Są to m.in.:
-Wynagrodzenie zasadnicze.
-Dodatki (np. stażowy, funkcyjny, za pracę w godzinach nadliczbowych) o charakterze powtarzalnym, ale tylko w części przypadającej na okres faktycznego świadczenia pracy.
-Premie i prowizje regulaminowe, które są wypłacane co pewien czas, nawet za różnej długości okresy (o ile nie są jednorazową nagrodą za konkretne osiągnięcie).
Składniki wyłączane z podstawy: Zgodnie z § 6 rozporządzenia urlopowego, z podstawy wyłącza się m.in.:
-Wypłaty jednorazowe lub nieperiodyczne za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (np. niektóre nagrody, dodatek specjalny, jeśli ma taki charakter).
-Wynagrodzenie za czas innej (niż urlop wypoczynkowy) usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Oznacza to, że z podstawy należy wyłączyć wynagrodzenie otrzymane za okresy, które nie są uznawane za faktycznie przepracowane, takie jak: zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe, zwolnienia na opiekę nad dzieckiem (art. 188 K.p.), urlopy bezpłatne, szkoleniowe, wychowawcze, macierzyńskie, rodzicielskie, ojcowskie, opiekuńcze, dla poratowania zdrowia.
-Część dodatku stażowego przypadającą na okres pobierania zasiłku chorobowego lub opiekuńczego. Stanowisko Ministerstwa Pracy (z 2021 r.) oraz orzecznictwo (uchwała SN z 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03) wskazują, że ta część dodatku nie powinna być wliczana do podstawy, ponieważ podstawę stanowi zasadniczo wynagrodzenie za pracę rzeczywiście wykonaną.
Wyjątki od wyłączeń: Niektóre okresy nieświadczenia pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, są traktowane na równi z okresem przepracowanym, a więc wynagrodzenie za nie wlicza się do podstawy. Należą do nich m.in. czas badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych) oraz niezawiniony przestój. W orzecznictwie (wyrok Sądu Okręgowego w Płocku z 26.10.2018 r., VI Pa 61/18) wskazano również, że zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia (art. 36² K.p.) może być zaliczone do okresu przepracowanego, jeśli pracownik pozostaje w gotowości do pracy.
II. Zasady obliczania wysokości świadczenia
Wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego oblicza się, mnożąc ustaloną podstawę wymiaru przez stałą stawkę procentową wynoszącą 8,5%.
Proporcjonalność świadczenia: Jeśli pracownik nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, ale nabył prawo do trzynastki (np. po przepracowaniu co najmniej 6 miesięcy), wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego. Proporcjonalność dotyczy zarówno samego prawa do świadczenia, jak i – co do zasady – podstawy jego wymiaru, która powinna obejmować wynagrodzenie za czas faktycznie przepracowany.
III. Metodyka ustalania okresu przepracowanego (stażu)
Prawo do pełnej trzynastki nabywa się po przepracowaniu całego roku kalendarzowego. Prawo do trzynastki proporcjonalnej przysługuje po przepracowaniu co najmniej 6 miesięcy w danym roku kalendarzowym u danego pracodawcy.
Definicja „przepracowania”: Kluczową zasadą, potwierdzoną wielokrotnie w orzecznictwie Sądu Najwyższego (m.in. w uchwale z 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03), jest to, że „przepracowanie” oznacza faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie samo pozostawanie w stosunku pracy.
Okresy wliczane do stażu:
Do okresu przepracowanego wlicza się:
-Dni faktycznie przepracowane.
-Dni urlopu wypoczynkowego (zgodnie z art. 172 K.p.).
-Dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy (np. weekendy, święta).
-Okresy traktowane na równi z przepracowanymi, jak badania lekarskie czy (zgodnie z przywołanym orzecznictwem) zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia przy gotowości do pracy.
Okresy niewliczane do stażu:
Do okresu przepracowanego nie wlicza się innych nieobecności w pracy, niezależnie od ich przyczyny i czy są płatne, czy nie. Należą do nich m.in.:
-Okresy choroby i pobierania zasiłków chorobowych (uchwała SN z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11).
-Zwolnienia na opiekę nad dzieckiem (art. 188 K.p.).
-Urlopy okolicznościowe, bezpłatne, szkoleniowe, wychowawcze, macierzyńskie, rodzicielskie, ojcowskie, opiekuńcze, dla poratowania zdrowia.
-Udział w strajku.
Sposób liczenia stażu: Przy sumowaniu okresów pracy oddzielonych przerwami stosuje się zasadę, że miesiąc liczy się jako 30 dni, a rok jako 365 dni (art. 114 K.c.). Zatem minimalny wymagany staż 6 miesięcy odpowiada 180 dniom faktycznego świadczenia pracy. Przy ciągłym okresie zatrudnienia stosuje się metodę potoczną (miesiąc upływa w dniu poprzedzającym dzień odpowiadający dacie nawiązania stosunku pracy).
IV. Wyjątki od wymogu przepracowania 6 miesięcy
Zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o trzynastkach, przepracowanie co najmniej 6 miesięcy nie jest wymagane w zamkniętym katalogu przypadków. Należą do nich m.in.:
-Nawiązanie stosunku pracy z nauczycielem lub nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły/szkoły wyższej (tj. z dniem 1 września).
-Zatrudnienie do pracy sezonowej na sezon trwający co najmniej 3 miesiące.
-Powołanie do czynnej służby wojskowej lub skierowanie do służby zastępczej.
-Rozwiązanie stosunku pracy w związku z: przejściem na emeryturę, rentę (w tym szkoleniową, z tytułu niezdolności do pracy) lub świadczenie rehabilitacyjne; przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem; likwidacją pracodawcy lub zmniejszeniem zatrudnienia z jego przyczyn; likwidacją lub reorganizacją jednostki organizacyjnej pracodawcy.
-Podjęcie zatrudnienia w wyniku: przeniesienia służbowego, powołania lub wyboru; po likwidacji poprzedniego pracodawcy lub zmniejszeniu zatrudnienia z jego przyczyn; po likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy; po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej lub odbyciu służby zastępczej.
-Korzystanie z określonych urlopów: urlopu wychowawczego, macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, opiekuńczego, dla poratowania zdrowia oraz – od 19 marca 2025 r. – uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, a także (dla nauczycieli) urlopu dla celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego.
-Wygaśnięcie stosunku pracy z powodu śmierci pracownika.
Zwróćmy uwagę na rozbieżność interpretacyjną dotyczącą sytuacji, gdy pracownik zatrudniony w trakcie roku na okres krótszy niż 6 miesięcy korzysta z urlopu wymienionego w art. 2 ust. 3 pkt 6 (np. opiekuńczego). Jedno stanowisko (m.in. Państwowa Inspekcja Pracy, Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach) uznaje, że sam fakt skorzystania z takiego urlopu daje prawo do trzynastki proporcjonalnej. Drugie stanowisko (prezentowane w części piśmiennictwa) argumentuje, że wyjątek ten ma zabezpieczyć prawa pracowników pozostających w stosunku pracy przez wymagany czas, którzy z powodu urlopu faktycznie pracowali krócej, i nie dotyczy pracowników zatrudnionych na krócej niż 6 miesięcy.
V. Termin wypłaty
Dla pracowników sfery budżetowej terminem ustawowym jest dzień 31 marca roku następującego po roku, za który świadczenie przysługuje. Wyjątkiem jest rozwiązanie umowy z powodu likwidacji pracodawcy – wówczas trzynastkę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Źródło: Wygenerowane przez Kadry-Place-AI.pl
